Количество планировщиков в магазине Apple зашкаливает. Самое интересное, что по большому счету, чего-то кардинально нового они не предлагают. Кто-то делает акцент на дизайне, кто-то на функционале, а кто-то на простоте. Сегодня, мы хотели бы вам рассказать об одном из них.
Прежде всего, стоит отметить мультиплатформенность данного сервиса. Он доступен практически на всех популярных устройствах. Для автора обзора это очень удобно, так как я использую iPhone, iPad, Mac и PC в своей работе ежедневно. Если же вашей платформы нет в списке, то всегда можно воспользоваться web-версией сервиса.
Сервис построен на базовых принципах GTD. Все дела попадают в Inbox, а далее разносятся согласно времени их выполнения.
Чтобы создать новую задачу, можно воспользоваться кнопкой + или нажать комбинацию клавиш Cmd+N. При вводе новой задачи, у нас есть возможность добавить описание, выставить крайний срок исполнения, выбрать приоритет, проект и т.д.
Проекты удобно использовать тогда, когда у вас есть одна большая задача, разбитая на несколько маленьких. Пример: нам нужно написать обзор, написать про Mac-версию, про iPhone-версию и т.д.
О возможностях Doit можно писать бесконечно, так как количество различных методик работы и возможностей очень много. А пока что рассмотрим версию для iPhone. Мы считаем очень правильным, что производитель оставил две версии своего приложения. Одна версия для iOS 7, вторая – для iOS 6. Кроме дизайна, приложения ничем не отличаются друг от друга. Нам доступны все наши задачи, согласно нашему списку.
Само собой, что с планшета удобнее работать с Doit. Мы сразу видим и графу, в которой находятся и собственно сами дела.
Что касается стоимости данного сервиса, то на наш взгляд, 2$ в месяц или $20 в год – не такая страшная сумма, однако решение о полезности или бесполезности для вас этого сервиса вам лучше принять самостоятельно. Само собой, есть и бесплатная версия, но она накладывает ряд ограничений, например, синхронизацию изменений придётся осуществлять вручную. Полный список отличий бесплатной версии от платной вы можете посмотреть по ссылке http://doit.im/upgrade
Подводя итоги, хочется сказать, что данный сервис определенно заслуживает похвалы. Он быстрый, надежный и удобный. В отличие от многих конкурентов, которые построены на логике GTD, стоимость использования не вызывает чувство негодования.
Рано или поздно у каждого человека, ведущего активный образ жизни, возникает желание взять под контроль свою жизнь и упорядочить дела. И тут на помощь приходит наука тайм-менеджмента. В настоящее время разработано несколько десятков (сотен?) методик управления своим временем. Пытаясь найти оптимальную для себя методику тайм-менеджмента, я прочел десятки статей в интернете, несколько книг и опробовал на себе около дюжины программ планировщиков и todo-менеджеров. Как мне кажется, на данный момент самой эффективной методикой тайм-менеджмента является система Getting Things Done (GTD), разработанная и продвигаемая Дэвидом Алленом.
Я прочитал книгу и досконального изучил GTD. После этого передо мной встала задача найти десктопную программу, заточенную именно под эту систему. Задача эта, скажу я вам, оказалась непростой. Считаю излишним описывать сам процесс поиска и все те приложения, которые мне пришлось испробовать по ходу этого процесса, скажу лишь, что в конечном итоге мой выбор пал на My Life Organized (MLO). И по сей день я считаю MLO лучшим GTD-ориентированным приложением из всех существующих. В MLO есть все для того, чтобы одновременно управлять сотнями дел и десятками проектов. Программа очень гибкая, имеет множество настроек, но при этом у нее стройный не перегруженный интерфейс. Главное достоинство MLO – это список todo, который при должной настройке показывает только актуальные действия и скрывает действия, время которых еще не наступило или выполнение их блокировано зависимостью от других событий.
Пользовался программой я довольно долго, но со временем стал замечать одну вещь. В связи с тем, что программа десктопная, активно я ее использовал только в рабочее время и за рабочим компьютером. На домашнем же ПК приложение запускать мне было лень, не в последнюю очередь из-за несовершенной системы синхронизации с облаком. В движении же заносить дела было и вовсе муторно, опять же хромал клиент для iOS. В результате эффективно администрировать удавалось лишь рабочие задачи, личные же оставались не у дел. Меня это расстраивало. “Вот если бы мне был доступен веб-сервис с хорошим iOS-клиентом, вот тогда бы я зажил!” – думал я. Ведь можно было бы держать этот менеджер в открытой вкладке браузера и параллельно серфить контактик, “обнуляя” мозги после тяжелого рабочего дня, а находясь вне офиса или дома, управлять делами с телефона. Несколько раз я пытался слезть с MLO в пользу тех или иных сервисов, изначально имеющих веб-интерфейс, но не находил ничего, хотя бы частично перекрывающего функционал MLO. К тому же трехлетний стаж использования последней выработал у меня определенные привычки в работе, отходить от которых не хотелось. В конечном счете я пришел к мысли, что ради движения вперед, нужно пожертвовать привычками и смириться с упрощением функциональности. В очередной раз, протестировав несколько веб-сервисов, я остановился на китайском(!) продукте doit.im. И, по моему скромному мнению, сервис этот максимально соответствует философии GTD, имеет очень приятную веб-морду и потрясающий iOS-клиент. Но обо всем по порядку!
Оглавление:
Знакомство с сервисом. Регистрация.
Процесс регистрации оказался максимально простым. Достаточно заполнить несложную форму, указать ник (он же логин), дважды адрес электронной почты и пароль. После этого можно сразу начать работу. Правда позже нужно все равно подтвердить регистрацию по ссылке из электронного письма. Языком интерфейса можно установить английский, японский либо одно из наречий китайского языка. Несмотря на то, что русского языка в этом списке нет, кириллицу сервис переваривает без проблем.
Интерфейс и принципы работы.
Основной экран вертикальной чертой разделен на две зоны: слева – способы отображения задач, справа – сами задачи. Понятия “папка” как такового в сервисе нет, следовательно, нет и вложенности папок (но далее по тексту я для удобства все таки буду оперировать термином “папка”). По сути, выбрав тот или иной пункт в левом списке, в правой части я увижу задачи, которым присвоен определенный ярлык. Например нажав на Focus>Today, я получу все задачи, которые нужно выполнить сегодня, выбрав Context>Computer – все задачи, которым присвоен контекст Computer, и т.д. Задачи можно объединять в Проекты, присваивать им Контексты, назначать приоритет и задавать Deadline. Кроме того, задачи можно помечать Тэгами. Изначально список дел не пустой, он наполнен заданиями, которые позволяют в игровой форме ознакомится с основными функциями сервиса.
В разделе Focus собраны способы сортировки задач по времени:
– Today – задачи на сегодня;
– Next – задачи без привязки ко времени, так называемые “следующие действия”;
– Tomorrow – задачи на завтра;
– Scheduled – задачи, назначенные на любой день, начиная с послезавтра;
– Someday – задачи на “когда-нибудь”;
– Waiting – задачи, которые нельзя выполнить, пока не выполнится определенное условие.
В разделе Projects собраны все проекты.
В разделе Goals можно записать свои цели, но вот привязать задачу или проект к какой-либо цели нельзя.
Раздел Contexts содержит список контекстов, нажав на любой из них мы увидем в правой части только те задачи, которым присвоен этот контекст.
Интересным мне показался раздел Filters. Помимо простого поиска в сервисе присутствует так называемый advanced search, который позволяет наложить любое количество фильтров на поисковую выдачу. Каждый раз когда мы ищем задачу через advanced search, у нас есть возможность сохранить конфигурацию фильтров поиска, задав произвольное имя. Список таких вот сохраненных конфигураций и отображается в разделе Filters. Нечто похожее есть в RTM – там это называется smart-списки.
Далее идет пункт Completed, в котором можно просмотреть все выполненные задачи за все время. При этом выполненные больше месяца назад задачи не удаляются, а архивируются. Архив также доступен для просмотра и поиска.
Пункт Trash – это обычная корзина. Удаленные задачи попадают в корзину, но их можно восстановить впоследствии. Корзину можно очистить в любой момент без возможности восстановления очищенных задач.
В сервисе предусмотрено управление горячими клавишами, что добавляет удобства. Список горячих клавиш можно найти в хелпе.
Присутствует реверанс в сторону консольщиков – можно добавлять задачи, задавая параметры (контекст, тэг, проект и т.д.) с помощью специальных символов (позаимствована идея у сервиса Remeber The Milk). Например, если ввести: Купить молока ^Today @Магазин #Быт !High &Покупки – будет создана задача “Купить молока” с датой выполнения Сегодня, имеющая контекст Магазин, помещенная в проект Быт, с высоким приоритетом и которой будет присвоен тэг Покупки.
Сервис не был бы таким привлекательным без системы напоминаний. На любую задачу можно установить сколько угодно напоминаний за n-дней/часов/минут до выполнения задачи. Выбрать можно либо popup, либо напоминание электронным письмом. При этом popup напоминания будут выскакивать как в браузере, так и на мобильных устройствах с предустановленным клиентом сервиса doit.im. На важные задачи я обычно устанавливаю по 2-3 напоминания.
Помимо всего прочего в сервисе присутствуют зачатки системы коллективной работы. В сервисе есть адресная книга, в которую можно добавить сотрудника, указав адрес его электронной почты. После того как этот сотрудник, со своей стороны, подтвердит добавление, вы сможете отправлять ему задачи. В любой момент можно посмотреть выполнена ли та или иная порученная задача, просто выбрав имя сотрудника из списка в адресной книге.
Сервис дает возможность синхронизировать задачи с google-календарем. Мелочь, а приятно!
Мобильные клиенты сервиса для iOS и Android
При выборе замены MLO, одним из основных требований к новому сервису, было наличие адекватного мобильного клиента. У doit.im с этим полный порядок. В качестве основного телефона я использую iPhone, и, соответственно, ближе знаком с клиентом для iOS (ссылка в AppStore). Сделано приложение аккуратно, работает быстро, и что важно: синхронизация с облаком происходит за пару секунд даже через EDGE. Просматривать текущие задачи и добавлять новые достаточно комфортно. Ну и самое главное: смартфон, в отличие от ПК, практически всегда рядом, а значит я всегда смогу получить напоминания о неотложных задачах. Ниже я разместил несколько скриншотов (кликабельно):
Клиент для Android (ссылка в Google Play) практически не отличается от своего яблочного брата в плане интерфейса. Разве что “Умное добавление задачи” постоянно висит в центре уведомлений, а не внутри приложения как в iOS. Если придираться, то скажу, что графический интерфейс не такой плавный как в приложении для iOS. Скриншоты (кликабельно):
Принципы GTD применительно к сервису doit.im
Главная модель методологии GTD – Управление рабочим процессом – состоит из пяти фаз, сервис в той или иной степени оптимизирован под эти пять фаз:
1) Сбор. Любую информацию, попадающую ко мне и требующую действия с моей стороны, я формулирую в задачу и заношу в Inbox (а чаще всего сразу в одну из папок в разделе Focus);
2) Обработка и 3) Организация. Регулярно я просматриваю папку Inbox и перемещаю из нее задачи в соответствующие папки, в зависимости от того, когда и где эта задача должна быть выполнена; при необходимости я создаю новый проект. Задачи, на выполнение которых требуется меньше двух минут, я “убиваю” сразу;
4) Обзор. По несколько раз в день я просматриваю списки для контроля выполнения задач. Помимо этого каждое утро я делаю ежедневный обзор, а в пятницу вечером еженедельный обзор для корректуры и планирования своих действий на день/неделю;
5) Действие. Просматривая задачи из папок Today и Next я выбираю задачу, которая мне больше нравится, и приступаю к ее выполнению, конечно, при этом я учитываю приоритет и срочность.
In use. Стоимость.
Несмотря на то, что сервис doit.im мне очень понравился, я все же пошел на компромисс, когда сделал его своим основным GTD-инструментом. Главная моя претензия к сервису заключается в отсутствии вменяемого списка todo. Если в MLO есть один общий список, куда попадают все одиночные задачи и задачи из проектов, вне зависимости от того, привязаны ли они ко времени, или это просто следующее конкретное действие, то в doit.im единого списка нет. Приходилось прыгать с папки Today в папку Next, а из нее в папку Waiting. Кончилось все тем, что я плюнул на это дело и просто перестал использовать эти две папки, а все задачи, непривязанные к конкретной дате, стал “кидать” в Today. Вторым существенным недостатком doit.im я считаю отсутствие таких понятий, как папка и вложенность папок – объединять задачи можно только в проекты. Это затрудняет эффективную систематизацию задач. В MLO у меня была отдельная папка для одноранговых задач, папка для проектов, папка для рутины, у меня даже были папки с целями по разным сферам жизни и папка с целями “категории А”. Сейчас же я не использую категорий, что затрудняет фокусирование при ежедневном и еженедельном обзорах.
В конечном счете преимущества сервиса перевесили, и я решился на “переезд”, и, спустя несколько месяцев, я могу сказать, что не жалею об этом. Я обязан затронуть вопрос стоимости сервиса. В “базовой комплектации” сервис бесплатен, бесплатны и клиенты для мобильных платформ. Годовая premium-подписка стоит 20 долларов, если платить помесячно, то стоимость вырастет до 2$/месяц. Обладатель premium-аккаунта сможет неограниченное число раз синхронизировать данные с облаком на различных устройствах. Исключением, по понятным причинам, является доступ к сервису через веб-интефейс. Я подписку купил не задумываясь, благо цена по отношению к стоимости подписок других подобных сервисов весьма демократичная. Перед покупкой в течение двух месяцев премиум аккаунт доступен бесплатно.
Сервис работает без нареканий, он красив и продуман. Приложение под iOS регулярно обновляется. Я как-то написал в поддержку и получил ответ в тот же день! Неплохо, с учетом разницы в часовых поясах. Китайцы в очередной раз удивляют. В хорошем смысле этого слова. Теперь мой личный список превосходных (amazing?) китайских продуктов пополнен. В один ряд с MIUI и продукцией компании MEIZU встает GTD-менеджер от ребят из Ханчжоу – DOIT.IM.
Хостимся на Sweb. Все права защищены © 2019 MyGadget
Вероятно, вы уже используете какое-либо приложение для планирования своих дел. Максимально ли оно удобно? Позволяет планировать большие проекты, расставлять приоритеты?
В этом посте я расскажу о том, как я использую сервис Doit.im, один из ведущих сервисов по планированию задач и проектов, работающий на основе наиболее популярной и функциональной системы тайм-менеджмента Getting Things Done Дэвида Аллена.
До этого сервиса я опробовал десятки других, и считаю его идеальным сочетанием простоты и функциональности.
Для начала давайте разберемся в системе тайм-менеджмента Getting Things Done.
Одно из основных правил GTD: "То, что займет менее 2 минут на выполнение, делайте сразу."
Так что эти задачи, в идеале, не должны доходить до планировщика.
Дальше речь пойдет о том, как обращаться с остальными задачами.
Как использовать GTD
У каждой задачи в системе GTD есть несколько атрибутов: проект, контекст, теги и срок выполнения (такой атрибут как "цели" рассматривать тут не будем).
Атрибуты задач
Проекты
Проект — это любая задача, которая требует нескольких шагов для ее выполнения. Проект должен быть разбит на настолько мелкие задачи, чтобы при начале их выполнения у вас не возникало необходимости обдумывать, "как это сделать?".
Например, задача "Купить видеорегистратор" превратилась у меня в проект с тем же названием и уже включала в себя:
— прочесть статьи на тему "Как выбрать видеорегистратор?"
— определиться с характеристиками и ценой
— выбрать несколько моделей на Яндекс.Маркет и создать список сравнения
— определиться с моделью и местом покупки
— запланировать покупку
— купить видеорегистратор
Т.к. в Doit.im справа от задачи будет отображаться название проекта, так что не надо в каждой задаче упоминать "видеорегистратор".
Заметьте, насколько подробно расписан проект. Такой пункт, как "запланировать покупку" очень важен, т.к. вряд ли покупка будет происходить сразу после выбора модели. Его отсутствие может привести к лишним размышлениям или бездействию в тот момент, когда надо лишь определить количество требуемого на покупку времени, контекст (в городе, либо интернет-магазине), наличие средств на покупку и в итоге прийти к:
— присвоению следующей задаче даты и контекста;
— появлению в календаре выделенного блока времени под эту задачу.
Контексты
Контексты нужны для группировки задач и блочного их выполнения. Объединяются задачи по принципу доступных вам ресурсов и местоположения.
У меня созданы следующие контексты:
Телефон. Задачи, не требующие ничего, кроме наличия телефона и мобильной сети. Обычно, это звонки)
Дом. Задачи, требующие не только ноутбука и интернета, но каких-либо предметов из дома/спокойной обстановки. Есть задачи, которые можно выполнить и используя заметки на телефоне, но я знаю, что качественно работа будет сделана только дома.
Интернет. Тут задачи для выполнения на ноутбуке при наличии интернета. На случай, если окажусь в заведении с Wi-Fi и будет нужно поработать.
Ноутбук. Можно выполнить без интернета, лишь при наличии ноутбука.
Город. Все, что требует выхода из дома
Нефтеюганск. Тут все понятно)
У вас, возможно, есть и другие контексты: офис, университет, или другое место, где вы часто выполняете какие-либо задачи.
В Doit.im возможно присвоить лишь один контекст каждой задаче.
Приоритет
Если задачу обязательно надо выполнить в день, на который она запланирована, поставьте ей высокий приоритет. Наоборот? — низкий.
Я этой функцией пользуюсь в редких случаях, когда задача несколько раз отложена, но я понимаю, что пришло время ее выполнить.
В течение для приоритеты заменяются функцией Doit Now, когда вы выбираете последовательность выполнения действий в течение дня и следуете ей.
Теги
По системе GTD задачам присваиваются теги по продолжительности выполнения задачи.
У меня созданы теги 5min, 10min, 15min и 30min. При создании задачи оцените время, необходимое для выполнения задачи и внесите соответствующий тег. Когда у вас появятся 15 свободных минут, отфильтровав задачи по контексту и тегу, вы легко найдете, что полезного можно сделать прямо здесь и сейчас.
Я использую теги не очень часто. В основном, это задачи без определенной даты выполнения, так что теги помогают разгрести часть отложенных дел при появлении свободных минут.
Теперь давайте разберемся с папками по срокам выполнения.
Входящие (Inbox)
Сюда в системе GTD попадают все задачи, документы, письма, которые требуют принятия каких-либо мер.
В Doit.im этот раздел используется для быстрого внесения задач, когда нет времени даже определить срок их выполнения.
У меня это обычно происходит через телефонное приложение .
Также во Входящие попадают задачи, отправленные на специальный e-mail, выданный вам для этих целей Doit.im. После регистрации сохраните его в книге контактов на всякий случай.
Старайтесь избегать этой папки и чистить ее при первой возможности. Лучше сразу поставить себе задачу " — запланировать" на определенный срок, чем оставить ее в Inbox.
Сегодня (Today)
Задачи, которые нужно выполнить сегодня. Это раздел, в котором днем проходит контроль над выполнением задач.
Завтра (Tommorow) Здесь, очевидно, задачи, со сроком выполнения — завтра. Вечером полезно заглянуть туда, чтобы понять, что вас ожидает.
Запланировано (Scheduled) Здесь будут задачи, запланированные на другие дни и повторяющиеся задачи.
Следующие (Next) Задачи, которые нужно выполнить в ближайшее время без конкретно заданных сроков. Сюда автоматически попадают задачи при заполнении ими проектов.
Как только вы выполнили все задачи на сегодня, приступите к выполнению задач из этой папки.
По системе GTD в начале дня его необходимо спланировать, указав, сколько времени вы планируете потратить на каждую из задач. Так, если вы распланировали все задачи из папки "Сегодня", Doit.im предложит вам выбрать еще несколько задач из папки "Следующие".
Когда-нибудь (Someday) Задачи, которые не требуют спешки и не являются приоритетными, хотя вы считаете, что они должны быть выполнены.
Поставьте себе повторяющуюся задачу "Просмотреть Someday" (у меня — еженедельная), чтобы чистить эту папку от уже неактуальных задач или переносить их в другие папки.
Планирование дня
В Doit.im есть функция планирования дня и отчета по его окончании. В настройках вы должны определить продолжительность рабочего дня и в его начале Doit.im предложит вам спланировать день — определить порядок выполнения задач и предположить, сколько времени займет выполнение каждой из задач. Если у вас останется свободное время, сервис предложит внести задачи из списка Next.
В конце дня вы сможете просмотреть сколько задач выполнено, проставить реальные затраты на их выполнение и написать отчет, поставив себе оценку за продуктивность. Пишите туда, что вы сделали хорошо, почему ваша продуктивность не была на высоте и как это можно исправить. Это очень полезная функция, если вы работаете над увеличением продуктивности, т.к. позже можно просмотреть все отчеты и сделать из них определенные выводы для изменения своего графика, отказа от плохих привычек (многозадачность, незапланированные прерывания и прочее).
Начните использовать GTD
Система GTD подразумевает, что вы не держите ни одну задачу у себя в голове, т.к. это отвлекает от самой работы над задачами. Все должно быть внесено в планировщик.
Внесите туда все свои текущие проекты, разбив на маленькие задачи. Затем внесите туда повторяющиеся дела: оплата счетов и прочее. Сразу заполняйте контекст.
Даже если вы просто натолкнулись на какую-нибудь идею, которую возможно, стоило бы реализовать, запишите себе задачу "запланировать . ".
Когда я читаю какую-нибудь книгу и там дан совет, но я не готов приступить к его применению сейчас, я заношу его в планировщик. Для задач по личностному развитию у меня специально создан проект "Развитие".
В составе сервиса есть онлайн-версия, приложения для Windows, Mac, и приложения для устройств на ОС Android и iOS.
Я использую онлайн-версию, как основную, закрепив вкладку в браузере Chrome, так что Doit.im открывается автоматически при запуске браузера. Установите компьютерную версию на случай, если интернет будет недоступен — предосторожность не повредит.
Мобильная версия также очень удобна. Создайте виджет на рабочем столе, если у вас Android, и в шторке уведомлений, если iOS, для быстрого добавления задач в папку "Входящие", где бы вы ни находились.
Сервис имеет бесплатную и платную версии. Бесплатная не поддерживает всех необходимых функций, так что годится только для знакомства.
Стоит этот сервис $20/год (чуть больше 1 тыс. рублей/год по сегодняшнему курсу), что несоизмеримо с пользой, которую он приносит. Если сомневаетесь, посчитайте, сколько стоит час вашей жизни (сколько платит работодатель?). Скорее всего, сервис окупится в первую неделю использования.
Внесите в свой планировщик задачу ознакомиться с сервисом и, возможно, купить подписку 🙂
Поделитесь статьей, если она была полезна. Буду рад ответить на вопросы в комментариях.
