Сделать более простым ввод значений в поле позволяет операция подстановки. Используя эту операцию, можно выбирать значения поля из списка. Список значений может быть как фиксированным, так и содержаться в таблице или запросе. Сформировать столбец подстановок для поля помогает Мастер подстановок (Lookup Wizard). Давайте создадим столбец подстановок для поля "КодКлиента" в таблице "Список рассылки оповещений". Это даст нам возможность при вводе данных в эту таблицу вводить не коды клиентов, которые мы не знаем, а выбирать из списка название организации, в которой работает данное лицо. Чтобы использовать Мастера подстановок (Lookup Wizard), необходимо:
- Открыть таблицу "Поставщики предприятия" в режиме Конструктора.
- Выделить поле "КодКлиента" и выбрать из списка в столбце Тип данных (Data Туре) значение Мастер подстановок (Lookup Wizard) (рис. 2.15).
Применять операцию подстановки можно только к полям, содержащим текстовые и числовые данные, а также к логическим полям. Другие типы полей не могут использовать подстановку.
На нижней панели окна Конструктора таблиц находится вкладка Подстановка (Lookup), в которой определяются свойства поля, относящиеся к подстановке. Если столбец подстановки для поля не определен, значение свойства Тип элемента управления (Display Control) для текстовых и числовых полей равно Поле (Text Box), для логического типа — Флажок (Check Box). При этом остальные свойства на вкладке Подстановка (Lookup) отсутствуют.
Если вы хотите добавить к полю столбец подстановок, то установите для свойства Тип элемента управления (Display Control) значение Поле со списком (Combo Box) или Список (ListBox).[ Для просмотра таблицы в режиме Таблица эти поля абсолютно равноценны, различаются они в формах. Поле Список отображается на экране сразу в виде скроллируемого списка значений, а Поле со списком отображается в виде выпадающего списка. (О других отличиях см. разд. "Встроенные элементы управления" в гл. 9.) ]
В этом случае на вкладке Подстановка (Lookup) появляется ряд свойств, позволяющих управлять параметрами подстановки (рис. 2.20).
| Наименование свойства | Описание |
| Тип источника строк (Row Source Type) | Свойство определяет тип источника строк для списка или поля со списком. Может принимать три значения: Таблица или запрос (Table/Query), Список значений (Value List) и Список полей (Field List). |
| Источник строк (Row Source) | Свойство определяет источник данных элемента управления. При выборе типа источника строк Список значений (Value List) оно представляет собой список элементов, разделяемых точкой с запятой (;), в противном случае — имя таблицы или запроса или инструкцию языка SQL. |
| Присоединенный столбец (Bound Column) | Свойство определяет номер столбца списка или поля со списком, содержащего значение элемента управления. Если это свойство имеет значение 0, то в поле передается номер строки списка, если 1 и больше, то в поле передаются данные из соответствующего столбца списка. Значение этого свойства не может превышать значение свойства Число столбцов (Column Count). |
| Число столбцов (Column Count) | Свойство определяет число столбцов, выводимых в списке или в поле со списком. Если в качестве источника строк используется Таблица или запрос (Table/Query), то в списке будут выводиться столбцы таблицы, начиная с первого и заканчивая тем, который указан в значении данного свойства. Если в качестве источника строк используется список значений, то в списке будет выводиться указанное число столбцов, а данные в них будут располагаться построчно в последовательности, указанной в свойстве Источник строк (Row Source). |
| Заглавия столбцов (Column Heads) | Свойство определяет, используются ли первые элементы списка или поля со списком как заголовки столбцов. |
| Ширина столбцов (Column Widths) | Свойство определяет ширину столбцов списка или поля со списком. При использовании нескольких столбцов значения разделяются точкой с запятой (;). Задав нулевое значение, можно скрыть столбец. |
| Число строк списка (List Rows) | Свойство определяет максимальное число строк для поля со списком. Если количество элементов списка превысит указанное число строк, в списке появится линейка прокрутки. |
| Ширина списка (List Width) | Свойство определяет ширину раскрывающегося списка для поля со списком. |
| Ограничиться списком (Limit to List) | Свойство определяет, могут ли вводиться в поле со списком значения, не являющиеся элементами списка. |
Таблица 2.5. Свойства подстановки для поля со списком
Если значение свойства Тип элемента управления (Display Control) равно Список (List Box) (а это возможно только для текстовых и числовых полей), на вкладке Подстановка появляются только свойства, отмеченные в табл. 2.5 звездочкой (*).
Создание таблицы. Создание новой базы данных
Создание базы данных из одной таблицы
Цель работы:
Изучить принципы построения реляционной базы данных, освоить правила создания и основные приёмы редактирования таблиц.
Задачи работы:
1. Создать таблицу в режиме Таблица.
2. Редактировать таблицу в режиме Конструктор
3. В режиме Конструктор редактировать типы и свойства полей таблицы: выполнять подстановку значений, вводить ограничения на значения и т.д.)
1.1. запустить программу: Пуск/ Microsoft Office/ Microsoft Office Access ;
1.2. выбрать значок «Новая база данных»;
1.3. присвоить имя файлу: Специальность_Ф_И;
1.4. нажать кнопку «Создать» (ACCESS создаст новую, пустую базу данных)
Внимание! Под окошком, в котором задаётся имя файла, указывается адрес, по которому файл будет сохранён.
2.1. При создании новой БД, откроется таблица в режиме заполнения с двумя полями (по умолчанию): Код и Добавить поле.
2.2. Нажмите правой кнопкой мыши на слово Код в открывшемся меню выберите команду переименовать и введите КодСтудента, аналогично вместо добавить поле введите Фамилия студента, следующее поле
2.3. «Сотрудники» Наберите с клавиатуры имена полей: Код Сотрудника, Имя, Фамилия, Должность.
2. Определение типа данных.
Выберите для всех полей типы данных.
Основные типы данных
· Текстовый: алфавитно-цифровые данные (до 255 символов)
· Мемо: текст большого размера (до 64000 символов)
· Числовой: числовые данные (имеет форматы: байт, целое, длинное целое, одинарное с плавающей точкой, двойное с плавающей точкой, код репликации, действительное)
· Дата/время: дата и время (8 байт)
· Денежный: число, имеющее денежный формат (8 байт)
· Счетчик: автоматическая нумерация записей, выполняемая в ACCESS, начиная с 1 (4 байта). Внимание! Редактировать поле, имеющее тип Счётчик, нельзя!
· Логический: логические данные, принимающие значение истина или ложь
· Поле объекта OLE: графические, видео, звуковые файлы
· Гиперссылка: гиперссылки, представляющие путь к файлу на жёстком диске, либо адрес в сетях Интернет
· Вложение (только для MS Office Access 2007): позволяет хранить вложенные файлы, изображения размером до двух гигабайт
Примечание: Кроме вышеперечисленных типов данных в списке указан элемент Мастер подстановок, позволяющий выбирать значение поля из фиксированного списка или таблицы.
Имена полей можно задать в Режиме таблицы, но типы полей можно задать только в режиме Конструктора . Для того, чтобы перейти в режим Конструктора, на вкладке Главная, нажав на кнопке Режим, выберите Конструктор. Сохраните таблицу под именем.
3. Свойства поля. Каждое поле имеет индивидуальные свойства, определяющие как должны храниться, отображаться и обрабатываться данные. Набор свойств зависит от выбранного типа данных и определяется в бланке Свойств поля в нижней части окна конструктора таблиц.
Размер поля – определяется в символах только для полей, имеющих типы Текстовый и Мемо. По умолчанию длина поля составляет 255 символов.
Формат поля – определяется для полей числового, денежного типа, полей типа Счетчики ДатаВремя. Выбирается один из форматов представления данных.
Число десятичных знаков — определяет количество разрядов в дробной части числа.
Маска ввода — определяет шаблон для ввода данных. Например, можно установить разделители при вводе телефонного номера.
Подпись поля — содержит надпись, которая может быть выведена рядом с полем в форме или отчете (данная надпись может и не совпадать с именем поля, а также может содержать поясняющие сведения).
Значение по умолчанию — содержит значение, устанавливаемое по умолчанию в данном поле таблицы. Например, если в поле «Город» ввести значение по умолчанию Тюмень, то при вводе записей о проживающих в Тюмени, это поле можно пропускать, а соответствующее значение (Тюмень) будет вводиться автоматически. Это облегчает ввод значений, повторяющихся чаще других.
Условие на значение — определяет множество значений, которые пользователь может вводить в это поле при заполнении таблицы. Это свойство позволяет избежать ввода недопустимых в данном поле значений. Например, если скидка не может превышать 10%., то для этого поля можно задать условие на значение:
Сообщение об ошибке — определяет сообщение, которое появляется на экране в случае ввода недопустимого значения.
Обязательное поле — установка, указывающая на то, что данное поле требует обязательного заполнения для каждой записи. Например, поле «Домашний телефон» может быть пустым для некоторых записей (значение Нет в данном свойстве). А поле «Фамилия» не может быть пустым ни для одной записи (значение Да).
Пустые строки — установка, которая определяет, допускается ли ввод в данное поле пустых строк (Да).
Индексированное поле — определяет простые индексы для ускорения поиска записей (Нет – поле не индексировано, Да (Допускаются совпадения), Да (Совпадения не допускаются)).
Поле Описание в верхней части окна не обязательно для заполнения. Обычно, для удобства пользования базой, в него вносится описание данных, которые будут вноситься в данное поле.
4. Создание ключевого поля. Определение ключевого поля позволяет правильно установить связи между таблицами в многотабличной базе данных.
 |
Рис.1. Создание ключевого поля.
По умолчанию ключ задаётся автоматически для первого поля таблицы (рис.1). В данном случае это будет поле «Код Сотрудника», которое будет однозначно характеризовать каждую запись в таблице.
В большинстве случаев ключевое поле определяется разработчиком БД. Для того, чтобы определить нужное поле таблицы ключевым, установите курсор мыши в одной строке с именем поля и щелкните на кнопке, обозначенной ключом 
и расположенной на вкладке Конструктор.
5. Изменение макета и структуры таблицы.
5.1. Измените размер полей «Фамилия» и «Имя». Для этого установите курсор на поле «Фамилия», затем для задания размера этого поля используйте нижнюю часть окна Общие. Установите курсор на строке «Размер поля», удалите текущее значение 255 и введите новое число 15 (т.е. вместо 255 — 15 символов). Аналогично измените размер поля «Имя» с 255 на 10. Размер поля можно изменять непосредственно в Режиме таблицы, перетащив мышью границы поля. Сохраните созданную таблицу и перейдите в Режим таблицы.
5.2. Отформатируйте столбцы по содержимому. По-другому можно изменять размеры столбцов при помощи меню: поместите курсор мыши в голубую область маркировки столбца "КодСотрудника" (заголовка поля) в верхней части столбца. Когда курсор примет форму стрелки черного цвета, направленной вниз, щелкните левой кнопкой мыши, и столбец будет подсвечен (замаркирован). После этого щелкните правой кнопкой мыши и в меню выберите Ширина столбца/По ширине данных.
Изменение высоты строки аналогично изменению ширины столбца.
Внимание! При изменении высоты одной строки автоматически изменяются все остальные строки.
5. 3. Заполните таблицу следующими записями:
| КодСотрудника | имя | фамилия | должность |
| Андрей | Шишкин | продавец | |
| Павел | Максимов | кладовщик | |
| Валерий | Фомин | экспедитор | |
| Игорь | Казанцев | старший менеджер | |
| Михаил | Багров | менеджер по персоналу | |
| Татьяна | Лыкова | секретарь | |
| Ирина | Моисеева | продавец |
6. Копирование, удаление, перемещение записей. Выделите первую запись, щелкнув левой кнопкой мыши на область маркировки первой записи.
Скопируйте запись, щёлкнув правой кнопкой мыши по выделенной записи и выбрав в меню Копировать. Или выберите значок Копировать на вкладке Главная/раздел Буфер обмена. Вставьте скопированную запись в пустую строку, предварительно выделив эту строку. Поле «Код Сотрудника» ключевое,и в нем не должно быть повторяющих значений. Тип данных этого поля Счётчик, поэтому изменение значения этого поля производится автоматически.
Аналогично можно запись вырезать и вставить в пустую строку. При проведении операций копирования, удаления, вставки можно использовать стандартное сочетание клавиш.
Внимание! Копирование и вставка всегда производятся в пустую строку.
7. Перемещение полей. Выделите столбец «Фамилия». Подведите курсор в область маркировки столбца «Фамилия» (курсор должен принять вид стрелки белого цвета, направленной вверх). Нажав левую кнопку мыши, перетащите столбец на место перед столбцом «Имя».
8. Закрепление столбцов. Выделите столбец «КодСотрудника». Щёлкните правой кнопкой мыши и в меню выберите Закрепить столбцы. Обычно эту команду используют в том случае, если вся таблица не помешается на экране, и есть необходимость сравнить фиксированный столбец со всеми полями таблицы. Закройте таблицу.
Внимание! Фиксацию столбца можно снять командой Освободить все столбцы.
9. Скрытие столбцов. Щёлкните правой кнопкой мыши и в меню выберите Скрыть столбцы. Команда Отобразить столбы выведет на экран диалоговое окно, в котором предлагается выбрать столбцы для выведения на экран.
10. Добавление полей.
10.1. Щёлкните 2 раза по полю Добавить поле и введите новое имя поля «Номер телефона» после поля «Должность».
10.2. Для определения типа данных перейдите в режим Конструктора: тип данных Текстовый, Описание — рабочий телефон.
10.3. Введите новое поле «Отчество» после поля «Имя». Для этого необходимо вставить пустой столбец: установите курсор на поле «Фамилия» и, щёлкнув правой кнопкой мыши, выберите команду Вставить столбец. Введите имя нового поля «Отчество», тип данных Текстовый.
10.4. Сохраните изменения и перейдите в Режим таблицы. Заполните новые поля «Отчество» и «Номер телефона» произвольно.
11. Создание таблицы путём ввода данных.
11.1. Откройте базу данных. Сделайте активной вкладку Создание и в разделе Таблицы щёлкните по кнопке Таблица. Появится пустая таблица, поля которой не определены и не имеют названия. При вводе информации в поле его тип устанавливается автоматически.
11.2. Переименуйте поля. Для этого установите курсор в ячейку со словом «Код», правой кнопкой мыши вызовите меню и выберите команду Переименовать столбец. Или дважды щелкните мышкой по заголовку столбца. Ячейка имени столбца окажется выделенной. Введите название поля «Отдел» и нажмите клавишу Enter. Аналогично переименуйте второе поле, дав ему имя «Руководитель». Сохраните таблицу под именем «Отделы».
11.3. Откройте таблицу «Отделы» в режим Конструктор и посмотрите, как заданы типы полей. Измените тип данных поля «Отдел» на числовой. По умолчанию поле «Отдел» определяется ключевым. Сохраните изменения.
11.4. Перейдите в Режим таблицы, заполните её следующими данными и закройте:
| отдел | руководитель |
| Бурматова Е.К. | |
| Ташин В.Н. | |
| Санина И.В. |
12. Создание таблицы на основе шаблона.
12.1. Откройте созданную базу данных и перейдите на вкладку Создание. Нажав на кнопку Шаблоны таблиц, выберите Контакты.
12.2. Перейдите в режим Конструктора, сохранив таблицу под именем «Дополнительные сведения».
12.3. Поле «Код» переименуйте в «КодСотрудника».
12.4. Оставьте поля «Адрес», «Город». Измените названия имеющихся полей на «Дата Рождения», «Дата Найма».
12.5. Ключевым сделайте поле «Код Сотрудника».
12.6. Измените формат даты.
Установите курсор на поле «Дата Рождения». В окне Свойство поля (Общие) в нижней части окна конструктора щелкните в строке Формат поля, а затем на стрелке вниз в правом конце строки, выберите Длинный формат даты (рис.2).
 |
Рис.2. Изменение формата даты.
13.1. Откройте таблицу «Сотрудники» в режиме Конструктор и добавьте поле«Отдел».
13.2. Выберите для поля «Отдел» тип данных Числовой, а затем выберите тип данных Мастер подстановок.
13.3. Убедитесь, что активна кнопка «Объект «столбец подстановки» будет использовать значения из таблицы или запроса» и нажмите Далее.
13.4. Выберите таблицу «Отделы» и в следующем окне выберите поле «Отдел». Порядок сортировки можно оставить по умолчанию.
13.5. В следующем окне вы должны увидеть содержимое поля «Отдел» таблицы «Отделы».
13.6. В следующем окне можно изменить заголовок столбца таблицы «Сотрудники», в котором будет использоваться подстановка. Нажмите кнопку Готово.
13.7. Перейдите в Режим таблицы и заполните поле Отдел, выбирая нужное значение из раскрывающегося списка.
14. Мастер подстановок. Создание поля Подстановки с фиксированным набором значений.
14.1. Откройте таблицу «Сотрудники» в режиме Конструктора и перед полем «Отдел» добавьте поле «Категория», выбрав тип данных Текстовый, а затем Мастер подстановок.
14.2. В диалоговом окне Создание подстановки сделайте активной кнопку «Будет введён фиксированный набор значений», щёлкните Далее.
14.3. В следующем окне в столбце введите значения А, В, и С, каждое в отдельной строке.
14.4. В следующем окне задайте имя столбца подстановки «Категория» и нажмите кнопку Готово.
14.5. Закройте окно Конструктора, сохранив изменения.
Внимание! В первом случае для подстановки используются данные из таблицы, в которую можно добавлять значения. Во втором случае используется фиксированный список значений.
14.6. Заполните поле «Категория».
Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:
Лучшие изречения: Для студентов недели бывают четные, нечетные и зачетные. 9614 — 
| 7509 — 
или читать все.
91.146.8.87 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.
Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)
очень нужно
В этом курсе:
С помощью мастера подстановок можно создать связи между таблицами. Он создает внешний ключ, который ссылается на первичный ключ другой таблицы.
Создание связи с помощью мастера подстановок
В режиме таблицы откройте таблицу, которая будет искать данные из другой. Эта таблица будет дочерней.
В самом правом столбце щелкните надпись Щелкните для добавления, а затем выберите пункт Подстановка и отношение.
На первом экране мастера подстановок выберите элемент Поле подстановки должно получать значения из другой таблицы или запроса и нажмите кнопку Далее.
Выберите таблицу, из которой поле подстановки будет получать значения. Эта таблица будет родительской. После этого нажмите кнопку Далее.
Чтобы выбрать поля, из которых будут браться данные, задайте порядок сортировки для полей, а также настройте ширину столбцов, следуя инструкциям в соответствующих окнах.
Совет: Чтобы оптимально использовать пространство в таблице, выберите Скрыть ключевой столбец, когда будете настраивать ширину столбцов. Этот параметр не влияет на связи и синхронизацию данных между таблицами.
Выберите поле, которое будет однозначно определять строки в родительской таблице.
Введите имя для нового поля подстановки и установите флажок Включить проверку целостности данных, а затем — переключатель Каскадное удаление или Ограничить удаление.
Совет: Советуем отразить в имени поля специфику данных, а также указать, что это поле внешнего ключа (пример: Код клиента_ВН_КЛ).
Нажмите кнопку Готово, а затем — Сохранить 
.
Вы создали связь и внешний ключ, а также настроили параметры синхронизации данных между двумя таблицами.
Изменение связи между таблицами
Если вы хотите изменить связь между таблицами, сначала следует их закрыть.
Выберите Работа с базами данных > Схема данных.
Выберите линию связи между двумя таблицами.
Выберите Конструктор > Изменить связи.
В диалоговом окне Изменение связей внесите необходимые изменения, а затем нажмите кнопку ОК.
Щелкните значок Сохранить , чтобы сохранить изменения.
Вам нужны дополнительные возможности?
Один из самых простых способов создать связь «один ко многим» — с помощью мастера подстановок. Он выполняет сразу две полезные функции.
Он создает связь, после чего вы можете использовать поле внешнего ключа, чтобы выбрать значения из таблицы со стороны «один» (из родительской таблицы) связи.
Это упрощает ввод данных. В этом примере нам нужно всего лишь выбрать имя (значение со стороны «один») и ввести номер телефона.
Если вы пользуетесь мастером подстановок, вам не нужно поле внешнего ключа в дочерней таблице — мастер создает его автоматически. Если у вас уже есть внешний ключ, вы можете его использовать.
Вот пример базы данных. В нем нет внешнего ключа.
Для начала выберите заголовок пустого поля или заголовок внешнего ключа, если он у вас есть.
Выберите пункт Подстановка и отношение, чтобы запустить мастер.
Выберите первый вариант, чтобы получить значения из другой таблицы, и нажмите кнопку Далее.
Выберите родительскую таблицу — «Клиенты» — и нажмите кнопку Далее.
Нам требуется подстановка значений в поле «Имя клиента», так что выберите и переместите его. Это — вычисляемое поле.
Мы использовали его где-то минуту назад. Обратите внимание, что имя в нем отображено полностью. Благодаря этому вам не придется выбирать нужные данные наугад. С полем подстановки ввод данных становится быстрее и точнее.
Нажмите кнопку Далее. Порядок сортировки необязателен, так что пропустим этот шаг и нажмем кнопку Далее.
Как правило, ключевой столбец лучше скрыть, иначе он будет без нужды занимать место в базе данных, поэтому нажмем кнопку Далее.
Давайте назовем это поле «ВК ИД клиента», обозначив таким образом, что родительское поле — это «ИД клиента»; буквы «ВК» напоминают, что это внешний ключ.
Теперь установим флажки Включить проверку целостности данных и Каскадное удаление. Это обеспечивает целостность данных и включает каскадное удаление. Нажмите кнопку Готово — поле создано.
И, наконец, давайте внесем изменение в эту связь. Для этого нам нужно закрыть таблицу с номерами телефонов. Связь нельзя изменить, если открыта какая-нибудь из задействованных в ней таблиц.
Закрыв таблицу, выбираем на вкладке Работа с базами данных элемент Схема данных. Выделим линию связи, а затем выберем на ленте элемент Изменить связи.
Как видите, флажки Обеспечение целостности данных и Каскадное удаление связанных записей установлены. Установим также средний флажок — каскадное обновление связанных полей — и по завершении нажмем кнопку ОК.
Мы создали связь «один ко многим» с помощью мастера подстановок, создали внешний ключ и изменили один из параметров связи.
