Запасы на вашем складе — больше, чем просто запасы товара. Складские запасы — это ресурсы для будущих продаж и эффективность использования оборотных средств. О том, как оптимизировать запасы на вашем складе, рассчитать оптимальный запас и коэффициент обеспеченности склада рассказывает Александр Троцкий, Руководитель направления TMS, SCM, ГК «КОРУС Консалтинг».
Для любой торговой компании запасы составляют львиную долю оборотных средств. Неоптимальные закупки товаров, в лучшем случае, могут существенно сократить денежные ресурсы, доступные для развития бизнеса, а в худшем — привести к затовариванию склада и создать проблемы в расчетах с поставщиками, приблизив компанию к грани выживаемости, когда неликвидные позиции придется распродавать по минимальным ценам.
Особенно остро проблема управления складскими запасами и расчетом уровня обеспеченности товарами стоит для малых и небольших компаний, которые ограничены денежных ресурсах и вынуждены прибегать к заемным средствам и кредитам под большой процент.
Оптимальный уровень запасов на складе – обеспеченность товара — соответствие текущего уровня товарных запасов плану будущих продаж. То есть запаса конкретного товара должно быть достаточно для реализации планируемых продаж, с учетом дополнительных поставок и оптимального страхового запаса.
Коэффициент обеспеченности склада рассчитывается на основе коэффициента обеспеченности по каждому типу товара.
Процедура расчета коэффициента обеспеченности для отдельной товарной позиции достаточна проста:
Коб = Остаток дней / (Период реакции + Горизонт прогноза)
- Коб – Коэффициент обеспеченности
- Остаток дней = Текущий остаток товара (шт.) / Средний объем продаж товара (шт./день).
- Показывает, на какой период времени достаточно текущего запаса товара при заданном плане продаж.
- Период реакции (день) – время доставки товара на склад с момента размещения заказа у поставщика.
- Горизонт прогноза (день) – количество дней до размещения следующего заказа у поставщика.
В идеальной ситуации коэффициент обеспеченности склада должен быть равен единице, т.е. товарный запас на 100% соответствует запланированному объему продаж.
- Отклонение в меньшую сторону означает, что объем товарного запаса меньше, чем требуется для выполнения плана продаж; есть вероятность, что компания теряет возможную прибыль из-за потерянных продаж.
- Отклонение в большую сторону говорит о том, что на вашем складе заморожены излишние деньги, так как объем товарного запаса превышает необходимый уровень для выполнения плана продаж и есть риск того, что рано или поздно часть товара превратится в неликвид.
- Отдельного рассмотрения требуют товарные позиции с очень высоким коэффициентом обеспеченности. Такая ситуация возможна в случае, когда объем товарного запаса значительно превышает уровень спроса на данный товар, реальные продажи ниже плана или вовсе отсутствуют. Товарный запас по таким позициям фактически является «мертвым остатком».
Хотя формула расчета коэффициента обеспеченности склада проста, но в случае обширного номенклатурного справочника или наличия нескольких складов, для расчета коэффициента могут потребоваться десятки часов, так как необходимо произвести расчет среднего объема продаж в разрезе товарных позиций и склада, определить горизонт планирования для каждой товарной позиции, подготовить исходных данных и занести их для расчета в таблицы Excel.
Безусловно, все эти задачи могут быть реализованы в современных ERP-системах, которые доступны преимущественно крупному и среднему бизнесу. Для небольших компаний автоматический сбор и анализ подобной информации просто невозможен или базируется на некоторых эмпирических оценках, которые зачастую имеют мало общего с реальностью.
К счастью, появляются новые мощные ИТ-инструменты, доступные по модели SaaS, которые в большей мере ориентированы на рынок SMB. Данные решения не требуют колоссальных бюджетов и трудоемких внедрений, призваны обеспечить оперативный сбор и анализ большого объема данных.
В августе 2015 года системный интегратор «КОРУС Консалтинг» представил рынку новый сервис по управлению запасами. Облачная система управления запасами позволяет оптимизировать процессы закупок, повысить оборачиваемость склада благодаря рекомендациям и прогнозам, которые получают пользователи сервиса на основании загруженных через интернет данных.
Сервис «Управление запасами» представляет собой абонентский доступ к специализированному программному продукту для прогнозирования и анализа запасов.
Пользователи сервиса получают спектр профессиональных инструментов для управления запасами в рамках ежемесячной абонентской платы:
- Анализ и планирование продаж.
- Анализ структуры запасов.
- Анализ обеспеченности складов в денежном выражении в разрезе категорий товаров.
- Анализ эффективности использования денежных средств.
- Прогнозы и рекомендации по закупкам товаров.
В результате анализа товаров по товарным позициям, в том числе с точки зрения эффективности вложения денежных средств, специалист по закупкам получает достоверную информацию о проблемных категориях товаров, объеме неликвидов, замороженных оборотных средств в мертвых остатках.
Автоматический отчет позволяет оперативно оценить уровень обеспеченности склада в целом, а также в разрезе категорий товарных запасов в соответствии с уровнем обеспеченности (мертвый остаток/ недостаточно / оптимально / излишне).
На основании данных отчета специалист по закупкам сможет принять взвешенное решение:
- Какие товарные позиции неликвидны и от них следует избавиться для освобождения склада.
- По каким позициям наблюдается избыток запаса? В какие товарные позиции стоит вложить деньги для более эффективного использования оборотных средств.
- Запасы каких товаров недостаточны и требуется их срочно пополнить, чтобы избежать пропущенных продаж.
Также становится возможным установить взвешенные KPI для специалистов по закупкам, чтобы на регулярной основе отслеживать обеспеченность складов и повысить оборачиваемость оборотных средств и рентабельность запасов.
Практика использования подобных сервисов показывает возможность сокращения запасов на десятки процентов путем точного и быстрого расчета, сокращения уровня мертвых остатков в разы.
Основной принцип логистики управления запасами заключается в том, чтобы продукт/товар поступал в нужное время в нужное место и с минимальными издержками.
Вне зависимости от того, как организована логистическая структура Компании, неизменными остаются три основных вопроса: когда заказывать, сколько заказывать и как управлять запасами.
Важно не только организовать систему движения товарных потоков, но и определить где, сколько и какого товара хранить, чтобы обеспечить снабжение клиентов с заданным уровнем сервиса и минимальными издержками. Существуют разные методы организации системы товародвижения.
Некоторые компании для повышения эффективности логистической системы и оптимизации издержек разделяют товарный ассортимент на группы и для каждой группы применяют свои методы организации системы товародвижения.
Один из вариантов разделения ассортимента на группы, который может быть применим в дальнейшем для определения метода организации системы товародвижения, основан на частоте и равномерности спроса товара клиентами. Можно разделить ассортимент по следующему принципу: Массовый товар — товар массового спроса, постоянно необходимый основной массе клиентов и имеющий высокую частоту потребления. Ассортиментный товар — товар не массового спроса, но потребляется отдельными клиентами и имеет эпизодический спрос. Заказной товар — товар, предназначенный для удовлетворения особых потребностей отдельных клиентов или для пробных продаж. Разделение товара на группы можно проводить либо используя статистику частоты спроса, либо применив экспертную оценку определения принадлежности товара к той или иной группе.
Организация снабжения по товарам Массового ассортимента достаточно проста. Продажи товаров данной группы равномерные: при организации снабжения можно опираться на статистику продаж и с достаточно высокой точностью прогнозировать спрос. Зная продажи/прогнозы, технологический срок исполнения поставки, условия поставки, и определив желаемый уровень сервиса для клиентов – построить систему товародвижения несложно.
По Заказному товару самым простым и эффективным является решение не создавать запасы на складе, и осуществлять поставку под потребности каждого отдельного клиента в строго оговоренные сроки. В этом случае нет неразумных трат средств на создание запасов, и, в то же время, клиент заранее проинформирован о том, когда и на каких условиях он получит данный товар.
Наиболее сложным остается вопрос, как организовать снабжение и сколько хранить запаса по товарам значимым, но имеющим неравномерный эпизодический спрос – ассортиментному товару.
Для организации снабжения складов по товарам с неравномерным (эпизодическим) спросом — ассортиментному товару — можно использовать метод формирования товарного запаса на основе неснижаемого остатка.
Основная идея метода — определяется количество, которое планируется в любой момент времени иметь на складе. То есть, говоря другими словами, снабжение организуется в соответствии с тем, какой средний складской запас мы готовы хранить по тому или иному товару.
Реализовать данный метод можно по-разному.
Вот один из возможных вариантов:
Содержание
1.Исходные данные для расчета
| Пояснение | Комментарий |
|---|---|
| Объем планируемых годовых продаж | Устанавливается одной цифрой на весь год. |
Может быть установлен на основании статистики прошлых лет, либо на основании экспертной оценки специалиста по продукту.
Примечание: Оборачиваемость это соотношение скорости продаж к среднему товарному запасу за период.
2.Рассчитываем неснижаемый остаток по формуле:
Неснижаемый остаток = Продажи/Оборачиваемость Из формулы очевидно, что увеличить неснижаемый остаток можно либо увеличив объем планируемых годовых продаж, либо снизив установленную величину оборачиваемости.
3.В зависимости от установленной величины неснижаемого остатка и технологического срока исполнения поставки определяем планируемое количество товара в системе (максимальный запас в цепочке Поставщик — склад).
Запас максимальный = Неснижаемый остаток + Планируемые продажи на период (Срок исполнения поставки+1/2*Частота поставки) Дополнительная информация: Если установлен график квартальной сезонности продаж, то в указанной формуле корректно использовать неснижаемый остаток не на момент проведения расчета, а на момент планового поступления товара на склад, то есть необходимо делать смещение на срок исполнения поставки.
4.Сравнивая расчетную величину максимального запаса и фактические остатки в цепочке Поставщик склад, определяем количество к заказу:
К заказу=макс(0;Запас максимальный – Фактический запас)
Размер неснижаемого остатка должен минимизировать упущенный оборот и обеспечить заданную оборачиваемость запаса. При определении неснижаемого остатка необходимо учитывать соотношение возможного дохода от реализации товара, затрат на его хранение и риска возникновения балласта. Дополнительная информация: Представленную расчетной схему определения неснижаемого остатка можно дополнить, подключив систему «саморегулирования». В чем она заключается: •Рассчитали неснижаемый остаток с соответствии с заданными прогнозом продаж и оборачиваемостью и начали работать. •По истечении определенного периода анализируем соотношение полученной прибыли от реализации; убытков от дефицита (если они возникали) и затрат на создание и хранение запаса. •В зависимости от результата расчета система предлагает на некоторую величину увеличить либо уменьшить неснижаемый остаток (корректировка может осуществляться и автоматически – без согласования).»
Эта статья будет полезна тем, кто начинает свою деятельность в сфере торговли. Начало предпринимательской деятельности обычно связано с ограничением денежных средств, поэтому знание минимальных запасов товара на складе магазина будет крайне полезно. Это сэкономит ваши оборотные средства и позволит развиваться малому предприятию быстрее.
Когда я только начинал заниматься розничной торговлей стройматериалов, то столкнулся с рядом проблем связанных с запасами товаров на складе магазина. Например:
- Товары пользующиеся спросом заканчивались достаточно быстро, а до следующей поставки еще далеко. В результате магазин терял потенциальных покупателей и соответственно прибыль.
- Товары на которые был низкий спрос занимали много свободного места и «съедали» полезную площадь в магазине или на витринах, а она бы пригодилась для более ходовых позиций. К тому же в них уже вложены средства, которые, к сожалению, не безграничны.
Через некоторое время, сделав выводы и собрав статистику по продажам, я разработал для себя решение данной проблемы в виде расчета минимального запаса товара на складе. Как это сделать, так сказать, в домашних условиях.
Во-первых, вам понадобится статистика, или, если хотите, отчет по продажам за более-менее серьезный отрезок времени. У меня это был год. У вас это может быть месяц, квартал или полугодие. Такой отчет по продажам можно сформировать в специальной программе учета (например 1С) или сделать самому из книги учета продаж (вы же ведете какой-нибудь учет?).
Во-вторых, вам будет нужно определить для себя средние сроки поставки товара. Возможно это день, если поставщик находится рядом, а возможно это месяц, если например производство поставщика работает под заказ и срок исполнения такой внушительный. У меня этот срок, почти для всех поставщиков, обычно 10 дней.
Приступаем к расчету минимального запаса товара на складе. Для примера я возьму одну из категорий магазина — «Дымоходы из нержавеющей стали» и сделаю по нему отчет по продажам за 1 год (в вашем случае это может быть месяц, квартал, полугодие). Это легко сделать в базе 1с, у кого её нет придется потрудится вручную. Вот что получилось (нажмите для увеличения):
Далее, перенесем результаты отчета в электронную таблицу Excel и добавим еще три колонки. Подпишем их следующим образом:
- Количество продаж за 1 день
- Количество продаж между поставками (ваш срок поставки)
- Минимальный запас товара на складе
Вот что у меня получилось:
Многие уже наверное догадались, что далее нам необходимо вычислить количество продаж за один день. Для этого напишем формулу в ячейке C2 «=B2/365» и скопируем для всей колонки C. Excel автоматически поменяет значение (B) в формуле для каждой строки на B3, B4, B5 и т.д.
Следующая колонка покажет нам среднее количество продаж товара между поставками (у меня это значение за 10 дней). Запишем формулу для колонки D в ячейку D2 «=C2*10». Скопируем её на все ячейки в колонке D. Посмотрим что получилось:
Как видно из рисунка, значения получились дробными. Такого с реальными товарами быть не может, если у вас конечно не отрезной или весовой товар. К тому же у некоторых позиций значение близко к нулю. Но по логике — это всё необходимый ассортимент продукции, и время от времени даже товары с низким спросом все же находят своего покупателя. Вложившись в них, мы создаем широкий выбор для покупателя. Однако, как показывают полученные значения в колонке D, тратить оборотные средства и хранить весь ассортимент в одинаковом количестве смысла нет. Поэтому, мы сохраним полный ассортимент и заполним склад более ходовыми товарами, если округлим полученные значения до целого в большую сторону. Сделать это в таблице можно при помощи функции Roundup. Запишем формулу с этой функцией в колонку E. Пишем в ячейку E2 «=Roundup(D2)» и копируем в остальные ячейки колонки.
В общем, значения из колонки E и есть минимальный запас товара на складе магазина. Конечно, хранение такого небольшого количество товара актуально только на начальном этапе деятельности, когда в магазине необходимо представить полный ассортимент с минимальными вложениями. Нормально работать со всеми покупателями с таким складским запасом у Вас не получится. Например, для нужд монтажных бригад и организаций, такого запаса явно не достаточно. Со временем, когда оборотные средства магазина увеличатся в объемах, необходимо будет задуматься о расширении складских запасов или об оптимальном запасе товара на складе.
