Размер поля в access

Всем привет. В этой статье, мы поговорим на такие темы как : Базы данных access, Свойства полей Access, Типы данных Access и Создание таблиц в Access.

Access — это реляционная СУБД корпорации Microsoft. Имеет огромный список функций, включая связанные запросы, сортировку по разным полям, связь с внешними таблицами и базами данных. Его преимущество в том, что Access имеет встроенный язык VBA и в самой СУБД можно создавать приложения, которые будут работать с базами данных.

Примечание

СУБД — Система управления базами данных…

Создание таблиц в Access.

Существуют следующие способы создание таблиц в Access :

• Режим таблицы — Реализовывается путем ввода данных.
• С помощью мастера — Создания таблиц, на основе предложенного образца.
• Режим конструктора — Позволяет не только задать имена полей таблиц, но и выбрать типы данных и задать свойства полей.

Каждому способу есть соответствующий ярлык, когда вы создаете базу данных в Access, то кроме этих ярлыков ничего нет.

Примечание

Если эти ярлыки не видны, необходимо открыть окно Параметры (Options) (с помощью команды Сервис, Параметры (Tools, Option),) затем раскрыть вкладку Вид (View) и установить флажок новые ярлыки объектов (New Object Shortcuts)…

Типы данных Access.

Ниже даю вам таблицу, в которой написаны Типы данных Access, и их описание.

Свойства полей Access.

Ниже даю вам таблицу, в которой написаны Свойства полей Access, и их описание.

Примечание

Если в база данных включает несколько таблиц, то эти таблицы, как правило, должны быть связаны между собой. Связь организуется от родительской таблице к дочерней…

На этом данную статью я заканчиваю, надеюсь, вы полностью разобрались с Базами данных Access.

Давайте обратимся к свойству «Размер поля» и с его помощью рассмотрим возможные варианты для полей с числовым типом данных.

Рис. 4.9. Окно установления размера поля

Отметьте, что первые три установки – Байт, Целое и Длинное целое – позволяют вводить только целые числа (без дробной части). Размер поля «Двойное с плавающей точкой» позволяет вводить до пятнадцати десятичных знаков.

Размеры полей числового типа

Параметр, определяющий размер поля	Диапазон значений	Десятичные знаки
Байт (Byte)	От 0 до 255	Нет
Целое (Integer)	От -32 768 до 32 767	Нет
Длинное целое (Long Integer)	От -2 147 483 648 до 2 147 483 647	Нет
Двойное с плавающей точкой (Double)	От -3,4* до 3,4*
Действительное (Single)	От -1.797* до 1.797*

Обратите внимание, при изменении полей типа Number также возможна потеря информации. Если в поле присутствуют числа с дробной частью, а вы выбираете установку, позволяющую хранить только целые числа, дробная часть будет утеряна. Access автоматически округлит эти числа до целых.

Поиск и отбор данных

В Access любые данные могут использоваться для поиска связанной с ними информации. В Access установлены мощные средства, которые могут помочь вам в поиске нужной вам информации. Вы можете найти данные, даже если знаете о них очень мало. Одним из таких средств является команда Find (Найти).

Вы используете команду Find, чтобы установить местоположение в базе данных определённой информации. Преимуществом этой команды является то, что для поиска требуемой записи достаточно даже минимальных сведений. Эта команда обладает двумя важными достоинствами: вы можете найти информацию, помня лишь одно слово, которое вводили, и то, что информация (слова) могут быть не уникальными. Поиск фрагментов данных в любой таблице очень прост – достаточно выбрать команду в меню Правка — Найти, установить опции и нажать кнопку «Найти» и запись будет найдена.

Рис. 4.10. Окно свойств поиска

В поле ввода «Образец» вы вводите всё, что хотите отыскать. Вы можете использовать это поле даже в том случае, когда не знаете точно, что ищете. Ниже поля «Образец» находятся поля «Поиск в», «Совпадение», «Просмотр». В поле «Просмотр» вы указываете направление, в котором Access будет искать ваши данные: всё, вверх или вниз. Раскрывающийся список «Совпадение» содержит три установки, которые определяют тип сравнения данных с образцом, введённым для поиска. Нажмите мышью на кнопку раскрытия списка и выберите значение, которое вам требуется.

Перечень опций и их назначение

Кроме поиска данных, с помощью команды Find вы можете заменить то, что нашли. Однако если вы допустили глобальную ошибку и вам нужно исправить сотни или тысячи записей за один раз, то избегайте команды «Замена». Аналогично команде «Поиск» команду «Замена» следует использовать при работе с немногочисленными записями.

Это окно похоже на окно диалога «Найти», но немного проще. Вам всего лишь надо ввести в поле «Образец» то, что вы хотите заменить, а в поле «Заменить на» то, на что вы хотите заменить. Как и у предыдущего диалога, здесь имеется раскрывающийся список «Просмотр», в котором вы почти всегда будете устанавливать «Всё».

Рис. 4.11. Окно свойств замены

Ниже приведено описание флажков в окне диалога:

· «С учётом регистра символов». Если в поле ввода «Найти» введено «Пеликан» и установлен этот флажок, то Access найдет только «Пеликан», а «пеликан» не будет найден.

· «С учётом формата полей». Оставьте этот флажок неустановленным, если хотите осуществить поиск по всей таблице.

Обратите внимание на кнопки «Заменить» и «Заменить всё». Если вы выберите «Заменить всё», то Access заменит все вхождения, соответствующие образцу поиска, заданному в поле ввода «Найти». Если вы выбрали «Заменить», вы сможете изменять образец поиска после каждого вхождения образца в таблице.

Также вы можете сортировать поля различных типов данных по возрастанию или убыванию значений. Вы также можете сортировать два поля в одной таблице одновременно.

Для баз данных «Упорядочение по возрастанию» означает, что поля отсортированного текста начинаются с «А» и заканчиваются «Я», отсортированные числа идут от 0 до бесконечности, а отсортированные поля типа Дата/ Время располагаются по увеличению даты от даты до н.э. к современной. Аналогично, «Упорядочение по убыванию» означает, что данные сортируются от «Я» к «А» и т.д.

Вы можете сортировать данные в любом поле – это значит, что порядок записей устанавливается в соответствии со значениями величин, хранящихся в этом поле. После того, как вы определили, какое поле будете сортировать, установите курсор на любую запись этого поля. Выберите Записи→Сортировка→По возрастанию (По убыванию).

Бывают ситуации, когда вам нужно отсортировать два поля одновременно.

1. Для этого вам нужно переместить поле, которое вы хотите отсортировать первым, левее поля, которое вы хотите отсортировать вторым. Чтобы сделать это, вам нужно снять фиксацию со всех полей. Выберите Формат→Освободить все столбцы.

2. Нажмите мышью на область маркировки поля «Номера» и переместите поле левее поля «Телефонная книжка».

Рис. 4.12. Окно ввода результатов

3. Поле «Номера» всё ещё должно быть выделенным. Вам нужно, чтобы оба поля были выделены одновременно, поэтому, держа нажатой клавишу , нажмите мышью на область выбора поля «Телефонная книжка». В результате оба поля будут выделены.

4. Нажмите кнопку на панели инструментов «Сортировка по возрастанию».

5. Access отсортировал поля так, что теперь фамилии ваших друзей в телефонной книжке будут расположены в алфавитном порядке.

6. Закрывая таблицу, вы можете выбрать «Да», и тогда Access сохранит ваши изменения, или же выбрать «Нет», и тогда Access вернёт вашу таблицу в первоначальное состояние.

Рис. 4.13. Окно исходных данных

Сортировка в режиме таблицы

Для того чтобы отсортировать данные в режиме таблицы вам необходимо выполнить следующие действия:

1. Выделить список или таблицу, которые требуется отсортировать.

2. Выбрать команду «Сортировка» в меню «Таблица».

3. Выбрать нужные параметры сортировки.

Также вы можете сортировать данные отдельного столбца таблицы.

Порядок действий, которые вы должны будете сделать:

1. Выделить столбец или ячейки, которые требуется отсортировать.

2. Выбрать команду «Сортировка» в меню «Таблица».

3. Выбрать нужные параметры сортировки.

4. Нажать кнопку «Параметры».

5. Установить флажок «Только столбцы».

Если, к примеру, столбец содержит имена и фамилии, сортировка может производиться как по именам, так и по фамилиям.

Чтобы выполнить сортировку столбца по нескольким словам или полю вы должны:

1. Выделить столбец, который требуется отсортировать.

2. Выбрать команду «Сортировка» в меню «Таблица».

3. Выбрать нужный параметр в области «Список».

4. Нажать кнопку «Параметры».

5. В области «Разделитель полей» выбрать знак, который должен разделять слова или поля, по которым будет производиться сортировка, а затем нажмите кнопку OK.

6. В поле «Сначала» выбрать столбец, по данным которого требуется выполнить сортировку, а затем выбрать в поле «По» слово или поле, по которым будет производиться сортировка.

7. В первом из полей «Затем» выбрать столбец, содержащий необходимые данные, а затем в поле «По» указать слово или поле, по которому будет производиться сортировка.

8. При необходимости задать дополнительный столбец сортировки, повторив шаг 7 во втором поле «Затем».

9. Нажать кнопку «OK».

Индексирование. Ключи

Первичный ключ – это информация, которая однозначно идентифицирует запись. Каждой записи в таблице ставится в соответствие идентификационный номер, это и делает Access, когда предлагает вам проставить первичный ключ. Это означает, что каждый раз при создании новой записи значение счётчика увеличивается на 1. Этот номер и является первичным ключом для каждой новой записи.

Для установки первичного ключа вам необходимо всего лишь выбрать, какое из полей вы хотите сделать ключевым, и нажать на изображение маленького ключика на рабочем столе. В области маркировки поля, которое будет использоваться в качестве первичного ключа, появится маленькая пиктограмма с изображением ключа.

После того, как вы поставили первичные ключи, вы можете начать ввод данных.

Последнее изменение этой страницы: 2016-07-16; Нарушение авторского права страницы

Основные свойства полей базы данных:

Имя поля–определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц). Имя поля может содержать до 64 символов (буквы, цифры, пробелы и специальные символы, за исключением точки, восклицательного знака, квадратных скобок).

Имя поля не может начинать с пробела.

Тип поля – определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.

Размер поля – определяет предельную длину данных, которые могут размещаться в данном поле.

Формат поля – определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.

Маска вода – определяет форму, в которой вводятся данные в поле.

Подпись – определяет заголовок столбца таблицы для данного поля. Если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля.

Значениепо умолчанию – то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически.

Условие на значение – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных. Это средство автоматизации ввода используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты.

Сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле данных, не удовлетворяющих условиям, заданным в свойстве Условие на значение. – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных. Это средство автоматизации ввода используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты.

Обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы.

Пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных. От свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типом данных, а лишь к текстовым.

Индексированное поле – если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряется. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значение в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных.

Вопрос № 51 Ключевое поле, его назначение и использование в MS Access.

Для однозначного определения записей в таблице используется метод создания ключевого поля. Ключевое поле — это индекс, присваиваемый таблице (здесь уместно провести аналогию с почтовым индексом) и строящийся на основе одного или нескольких полей записей. Ключевое поле предназначено для установления связи с дочерней таблицей или родительской таблицей (см. раздел «Связь между таблицами»). В последнем случае оно называется внешним ключом.

Ключевое поле — одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. В межтабличных связях ключевые поля используются для ссылок на указанные записи в одной таблице из другой таблицы. При ссылке на ключевое поле из другой таблицы оно называется полем внешнего ключа.

Уникальный индекс — индекс, определенный для поля с заданным для свойства Индексированное поле (Indexed) значением «Да (Совпадения не допускаются)». При этом ввод в индексированное поле повторяющихся значений становится невозможным. Для ключевых полей уникальный индекс создается автоматически.

Связанная таблица -таблица, которая сохраняется в файле, не принадлежащем открытой базе данных, однако, является доступной из Microsoft Access. Пользователь имеет возможность добавлять, удалять и изменять записи в связанной таблице, но не может изменять ее структуру.

Внешний ключ — одно или несколько полей в таблице, содержащих ссылку на ключевое поле или поля в другой таблице. Поле внешнего ключа определяет способ связывания таблиц, содержимое поля внешнего ключа должно совпадать с содержимым ключевого поля. Например, таблица «Товары» в демонстрационной базе данных «Борей» содержит поле внешнего ключа «Поставщик», которое ссылается на ключевое поле «Поставщик» в таблице «Поставщики». С помощью данной связи в таблице «Товары» для каждого товара выводится имя поставщика из таблицы «Поставщики».

Вопрос № 52 Структура базы данных в MS Access. Связь между таблицами, виды связей.

структура базы определяет методы занесения данных и хранения их в базе

База данных состоит из одной или нескольких таблиц.

Каждая таблица имеет одно или несколько полей. В Access Это Имя поля, тип данных, описание.

В каждой таблице имеется одна или несколько записей.

Виды связей между таблицами

Связь осуществляется путем сопоставления данных в ключевых столбцах; обычно это столбцы, имеющие в обеих таблицах одинаковые названия. В большинстве случаев сопоставляются первичный ключ одной таблицы, содержащий для каждой из строк уникальный идентификатор, и внешний ключ другой таблицы. Например, с каждым из изданий, находящихся в продаже, можно связать объемы его продаж путем создания столбца "ИД_издания" в таблице "Книги" (первичный ключ) и столбца "ИД_издания" в таблице "Продажи" (внешний ключ).

Существует три вида связей между таблицами. Вид создаваемой связи зависит от того, как заданы связанные столбцы.

Связи "один ко многим"

Связь "один ко многим" — наиболее распространенный вид связи. При такой связи каждой строке таблицы А может соответствовать множество строк таблицы Б, однако каждой строке таблицы Б может соответствовать только одна строка таблицы А. Например, между таблицами "Издатели" и "Книги" установлена связь "один ко многим": каждый из издателей может опубликовать множество книг, однако каждая книга публикуется лишь одним издателем.

Связь "один ко многим" создается в том случае, когда только на один из связываемых столбцов наложено ограничение уникальности или он является первичным ключом.

В Microsoft Access сторона связи "один ко многим", которой соответствует первичный ключ, обозначается символом ключа. Сторона связи, которой соответствует внешний ключ, обозначается символом бесконечности.

Связи "многие ко многим"

При установлении связи "многие ко многим" каждой строке таблицы А может соответствовать множество строк таблицы Б и наоборот. Такая связь создается при помощи третьей таблицы, называемой соединительной, первичный ключ которой состоит из внешних ключей, связанных с таблицами А и Б. Например, между таблицами "Авторы" и "Книги" установлена связь вида "многие ко многим", задаваемая с помощью связей вида "один ко многим" между каждой из этих таблиц и таблицей "АвторыКниг". Первичный ключ таблицы "АвторыКниг" — это сочетание столбцов "ИД_автора" (первичного ключа таблицы авторов) и "ИД_книги" (первичного ключа таблицы заголовков).

Связи "один к одному"

При установлении связи "один к одному" каждой строке таблицы А может соответствовать только одна строка таблицы Б и наоборот. Связь "один к одному" создается в том случае, когда оба связанные столбца являются первичными ключами или на них наложены ограничения уникальности.

Этот вид связи используется редко, поскольку в такой ситуации связываемые данные обычно можно хранить в одной таблице. Использовать связь вида "один к одному" можно в указанных ниже случаях.

• Чтобы разделить таблицу, содержащую слишком много столбцов.

• Чтобы изолировать часть таблицы по соображениям безопасности.

• Для хранения данных кратковременного использования, удалить которые проще всего путем очистки таблицы.

• Для хранения данных, имеющих отношение только к подмножеству основной таблицы.

В Microsoft Access сторона связи "один к одному", которой соответствует первичный ключ, обозначается символом ключа. Сторона связи, которой соответствует внешний ключ, также обозначается символом ключа.

Вопрос № 53 Средства MS Access для установления связей между таблицами. Целостность данных и её обеспечение.

Средствами создания связей служит Схема данных, в которой и происходит установление связей между таблицами.

Целостность данных — это система правил Microsoft Access, которая используется для проверки допустимости отношений между записями связанных таблиц и для того, чтобы не позволить случайно удалить или изменить связанные данные. Настроить проверку целостности данных можно при соблюдении всех указанных ниже условий.

Связываемое поле из главной таблицы является первичным ключом или имеет однозначный индекс.

Связываемые поля должны иметь одинаковый тип данных. Существует два исключения. Поле типа "Счетчик" может быть связано с числовым полем, если для свойства FieldSize у него установлено значение "Длинное целое"; кроме того, можно связать поле "Счетчик" с числовым полем, если у них обоих для свойства FieldSize задано значение "Код репликации".

Обе таблицы принадлежат к одной и той же базе данных Microsoft Access. Если таблицы связаны, то они должны иметь формат Microsoft Access, а для настройки целостности данных необходимо открыть ту базу данных, в которой они хранятся. Обеспечить целостность данных для таблиц, находящихся в базах данных другого формата, невозможно.

При обеспечении целостности данных используются указанные ниже правила.

Невозможно присвоить полю внешнего ключа связанной таблицы значение, отсутствующее в списке значений первичного ключа главной таблицы. При этом можно задать для внешнего ключа пустое значение (Null), указав, что записи не связаны. Например, нельзя создать заказ для несуществующего клиента, но можно создать заказ, не присвоенный ни одному из клиентов, задав для поля "Клиент" пустое значение.

Невозможно удалить запись из главной таблицы, если в связанной таблице есть соответствующие ей записи. Например, нельзя удалить запись сотрудника из таблицы "Сотрудники", если ему назначены заказы в таблице "Заказы".

Невозможно изменить значение первичного ключа в главной таблице, если с данной записью связаны другие записи. Например, нельзя изменить ИД сотрудника в таблице "Сотрудники", если ему назначены заказы в таблице "Заказы".

Вопрос № 54 Формы: назначение, средства создания, использование Ms Access.

1. Форма, ее назначение и структура. Создание формы с помощью мастера

Access предоставляет возможность вводить данные как непосредственно в таблицу, так и с помощью форм. Форма в базах данных (БД) — это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка, в котором есть ряд поименованных (подписанных) полей для ввода информации . Пользователь заполняет эти поля информацией, и она автоматически заносится в соответствующие таблицы базы данных.

Смысл формы — пользователь получает возможность заполнять только некоторые из полей. Это снижает количество ошибок, упрощает работу.

Создавая форму, в нее включаются так называемые элементы управления. К ним относятся, в частности, надписи, текстовые поля, бланки, флажки, кнопки переключателей, графические объекты. При желании можно создать форму для каждой таблицы БД, а также разработать формы, которые позволяют добавлять данные сразу в несколько таблиц.

Самым простым из способов создания форм является использование средств автоматического создания форм на основе таблицы или запроса. Создаваемые формы (автоформы) бывают нескольких видов, каждый из которых отличается способом отображения данных.

Так же форму можно создавать через Конструктор (Мастер форм)

Многостраничные формы — используется в том случае, когда вам нужно вывести на экран записи, каждая из которых содержит большой объем информации.

Ленточные формы — в такой форме отформатированные записи выводятся на экран одна за другой, как в таблице.

Подчиненные формы — используется для вывода записей из связной таблицы.

Всплывающие формы — формы, выводимые во всплывающих окнах.

Модальные формы — при разработке приложения вы столкнетесь с ситуациями, когда приложению потребуется получить некоторые данные от пользователя ли передать ему важную информацию прежде, чем продолжить работу. Этот тип формы требует от пользователя ответа как непременного условия дальнейшей работы приложения.

Структура формы.

Форма имеет три основных раздела:область заголовка; область данных; область примечания. Линии, разделяющие разделы, перетаскиваются по вертикали с помощью мыши — это позволяет изменять размеры разделов так, как требуется.

Вопрос № 55 Сортировка записей на экране: использование фильтра MS Access.

Существует четыре способа, которые можно использовать для отбора записей в режиме таблицы или формы: фильтр по выделенному, фильтр по форме, фильтрации Ввода и Расширенный фильтр.

Фильтр по выделению

Запустите Microsoft Access, а затем откройте базу данных, которые При работе с.

В поле формы, подчиненной формы, таблицы или подтаблица, выберите один экземпляр значение, которое требуется отфильтровать по ( Например, имя или номер).

На Записей Выберите пункт Фильтр, а затем нажмите кнопку Фильтр по выделению.

Повторите шаги 2 и 3, пока не будет иметь набор записей Вы ищете.ПРИМЕЧАНИЕ: Можно также фильтровать записи, которые не имеют определенное значение. После выбора значения, щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Фильтр с исключением выделенного.

Фильтр по форме

Откройте форму в режиме формы или таблицы, запроса или формы в Представление таблицы данных. Фильтрация записей в подтаблице отображения подтаблицы щелкнув его индикатор развертывания.

На Записей Выберите пункт Фильтр, а затем нажмите кнопку Фильтр по форме Чтобы перейти в окно обычного фильтра.

Можно задать условия для формы, подчиненной формы основную таблицу или любой подчиненной таблицы, отображается. Каждую подчиненную форму или подтаблицы имеет свои собственные Искать и Или вкладки.

Выберите поле для указания критерии.

Введите условие отбора, выбрав значение, которое вы Поиск в списке значений поля (если список содержит значения полей), или введите значение в поле.

Чтобы найти записи, в котором определенное поле имеет тип пустые или непустые, Имеет значение Null -или-Не пусто в поле.

Чтобы указать дополнительные значения, содержащие записи в фильтр, нажмите кнопку Или вкладки формы, подчиненной формы, таблицы или подтаблицы что фильтрации, а затем введите дополнительные условия.

На Фильтр меню, нажмите кнопку Применение фильтра Чтобы просмотреть результаты фильтрации.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: Для студентов недели бывают четные, нечетные и зачетные. 9621 — | 7515 — или читать все.

91.146.8.87 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.

Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)
очень нужно