Excel – одна из основных офисных программ. Она позволяет обрабатывать большие массивы данных в виде электронных таблиц, которые представляют собой сетку из пронумерованных строк и столбцов. Стандартным форматом сохранения таких таблиц является форматы XLS и XLSX, но иногда возникает необходимость сохранить Excel документ в формате PDF. Поэтому очень важно знать, как перевести Excel в PDF.
Способ № 1. Экспорт в PDF/XPF.
Начнем с самого простого способа сохранения Excel таблиц в формате PDF. Данный способ очень прост и не требует установки дополнительных программ, но он может не сработать в старых версиях редактора Excel.
Для того чтобы перевести Excel в PDF данным способом нужно нажать на кнопку «Файл» в левом верхнем углу окна и перейти в раздел «Экспорт».
В результате перед вами появятся настройки экспорта. Здесь нужно выбрать вариант «Создать документ PDF/XPF» и нажать на кнопку «Создать PDF/XPF».
В результате перед вами откроется стандартное окно для сохранения документа. С его помощью можно будет сохранить таблицу Excel в формате PDF.
Для этого будет достаточно выбрать папку для сохранения, выбрать тип файла PDF и нажать на кнопку «Опубликовать».
Способ № 2. Использование PDF принтера.
Если предыдущий способ вам не подошел, то вы всегда можете перевести Excel в PDF формат при помощи PDF принтера. PDF принтер – это специальная программа, которая эмулирует работу реального принтера, но вместо того чтобы отправлять документ на печать, программа сохраняет его в PDF формате.
Для использования данного способа вам понадобится программа PDF принтер. Вполне возможно, что такая программа уже установлена на вашем компьютере, поскольку PDF принтеры часто устанавливаются вместе с другими программами. Чтобы это проверить откройте Excel, нажмите Ctrl-P (отправка печать) и посмотрите список принтеров, которые установлены в системе.
Если в списке принтеров есть Foxit Reader PDF Printer, Microsoft Print to PDF или другой принтер, в названии которого есть слово «PDF», то это означает, что ничего устанавливать не нужно, у вас уже есть PDF принтер.
Если же ничего такого в списке принтеров нет, значит PDF принтер нужно установить отдельно. Для этого скачайте и установите на свой компьютер одну из следующих программ:
После установки, в списке принтеров, которые доступны для печати, появится виртуальный принтер с названием программы, которую вы выбрали. Теперь этот принтер можно использовать, для того чтобы сохранять Excel документы в формате PDF. Для этого нужно открыть меню печати (Ctrl-P), выбрать виртуальный PDF принтер и нажать на кнопку «Печать».
Простые PDF принтеры обычно не имеют никаких настроек, и при их использовании сразу появляется окно для сохранения документа в формате PDF. Например, так работает принтер «Microsoft Print to PDF».
Более продвинутые PDF принтеры после нажатия на кнопку «Печать» сначала показывают окно с настройками. На скриншоте внизу показано, как выглядит окно с настройками программы doPDF. Здесь можно выбрать папку для сохранения, качество PDF, а также другие настройки.
После ввода всех параметров нужно нажать на кнопку «ОК» и PDF файл будет сохранен в выбранной папке.
Способ № 3. Использование онлайн сервисов.
Также вы можете перевести Excel в PDF с помощью онлайн сервисов для конвертации. Такие сервисы будут полезны в том случае, если экспорт в PDF не работает и нет возможности установить PDF принтер. Найти подобные сервисы можно с помощью поисковых систем, достаточно ввести запрос « Excel to PDF ».
Например, можно использовать онлайн сервис https://smallpdf.com/ru/excel-to-pdf. Для этого перейдите по ссылке, нажмите на кнопку «Выбрать файл» и выберите PDF документ, который вам нужно сохранить в Excel. После этого сервис переведет ваш Excel файл в формат PDF и предложит скачать получившийся файл.
Также есть и другие онлайн сервисы для конвертации Excel в PDF. Например:
Вы можете использовать любой из этих сервисов. Все они работает почти одинаково хорошо.
Excel работает за вас
Excel works!
Thanks for Visiting
Как сохранить Excel в PDF, JPEG или XML
Мы ранее рассказывали о том как перевести документ PDF в таблицу Excel в отдельной статье . Расскажем и как сохранить таблицы в форматы-картинки или PDF. Сохранить Excel в PDF совсем просто — эта функция уже встроена (показано на картинке). Но во всем процессе есть несколько любопытных нюансов, поподробнее внутри.
Из Excel можно сохранить во множество форматов, в первую очередь я бы отметил XML и PDF, как наиболее часто используемые.
PDF — разрабатывался как формат представления книг и журналов на компьютерах. В быту и бизнесе чаще всего применяется для создания, так сказать, неизменяемых документов. К примеру, вы создали таблицу с тарифами или договор и вам нужно переслать его клиенту — чтобы клиент ничего там не менял лучше всего сохранить в PDF. Ведь Excel можно легко взломать , даже если его защитить паролем.
XML — разрабатывался как язык удобный для обработки документов программами и удобный и понятный для работы с документом человеком. Можно сказать формат специально созданный для Интернет. Очень часто через такой универсальный язык проходят обмены между двумя программами. К примеру автоматическая выгрузка из Access и загрузка в 1С.
Полный список доступных форматов показан на картинке:
Сохранить Excel в PDF
Как и показано ранее, для сохранения Excel в PDF нужно зайти в меню, выбрать Сохранить как — далее пункт PDF или XPS (на первой картинке).
XPS — это тоже специальный формат для защиты содержания документа, можно сказать электронный лист бумаги.
Excel в JPEG или PNG
Для формата картинки нет специальной функции сохранения, но зато это довольно просто сделать средствами Windows.
В первую очередь, почти на каждой клавиатуре есть специальная кнопка Print Screen (скриншот экрана), расположена она правее F12. Написано на ней чаще всего что-нибудь типа PrtScn или Prt Sc.
После нажатия этой кнопки картинка с изображением экрана сохраняется и вы можете вставить ее куда угодно: в письмо, в Word или в программу Paint. Из Paint уже можно сохранить и в JPEG и PNG.
Если нужно копировать только активное окно нажмите Alt + PrtScn — описано подробнее здесь .
Еще проще найти программу ножницы (начиная в Windows 7 встроена). Пуск — все программы — Стандартные там есть эти самые ножницы — теперь вы можете выделять любой фрагмент и тут же сохранять в нужном формате рисунка. Удобно — рекомендую, кто не пользуется.
Если у вас MAC — для скриншота нажмите Shift + Command + 3
Cохранить Excel в XML
Опять же как показано на большой картинке жмем левой кнопкой мыши на Сохранить как — далее откроется окно сохранения в окошке Тип файла ищем XML-данные (*.xml).
Если при сохранении появляется ошибка — сохраните в формате таблица XML 2003, тоже есть в списке. Чаще всего это происходит т.к. XML документ может не воспринять более 65 тыс строк, а 2003 формат их обрезает!
В приложениях Office вы можете сохранять или преобразовывать файлы в формат PDF, чтобы делиться ими или печатать их в типографии. Дополнительное программное обеспечение или надстройки не требуются.
Использовать формат PDF, если вы хотите, чтобы файл отвечал таким условиям:
файл должен выглядеть одинаково на большинстве компьютеров;
файл должен быть меньшего размера;
требуется совместимость с отраслевым стандартом.
В качестве примеров можно привести резюме, юридические документы, бюллетени, файлы, предназначенные для чтения (без редактирования) и печати, а также файлы, предназначенные для профессиональной печати.
Важно: Многие программы, в том числе Microsoft Word, имеют возможность открывать и редактировать PDF-файлы. Чтобы получатель не смогли изменить файл, достаточно просто предоставить общий доступ к чему-либо в PDF-файле.
Чтобы экспортировать или сохранить файл Office в формате PDF, откройте его и в меню Файл выберите пункт Экспорт или Сохранить как. Чтобы просмотреть пошаговые инструкции, выберите приложение Office в раскрывающемся списке.
- Используемое приложение Office:
- Access
- Excel
- OneNote
- PowerPoint
- Project
- Publisher
- Visio
- Word
Откройте таблицу или отчет, которые требуется опубликовать в формате PDF.
На вкладке Внешние данные в группе Экспорт нажмите кнопку PDF или XPS.
В поле Имя файла введите или выберите имя документа.
В списке Тип файла выберите PDF.
Если требуется высокое качество печати документа, установите переключатель в положение Стандартная (публикация в Интернете и печать).
Если качество печати не так важно, как размер файла, установите переключатель в положение Минимальный размер (публикация в Интернете).
Нажмите кнопку Параметры, чтобы выбрать страницы для печати, указать, должна ли печататься разметка, а также выбрать параметры вывода. Нажмите кнопку ОК.
Нажмите кнопку Опубликовать.
Эти сведения также относятся к Microsoft Excel Starter 2010.
Примечание: Вы не можете сохранять листы Power View как PDF-файлы.
Откройте вкладку Файл.
Выберите команду Сохранить как.
Чтобы открыть диалоговое окно Сохранение документа в Excel 2013 или Excel 2016, необходимо выбрать расположение и папку.
В поле Имя файла введите имя файла, если оно еще не присвоено.
В списке Тип файла выберите PDF.
Если файл требуется открыть в выбранном формате после его сохранения, установите флажок Открыть файл после публикации.
Если требуется высокое качество печати документа, установите переключатель в положение Стандартная (публикация в Интернете и печать).
Если качество печати не так важно, как размер файла, установите переключатель в положение Минимальный размер (публикация в Интернете).
Нажмите кнопку Параметры, чтобы выбрать страницы для печати, указать, должна ли печататься разметка, а также выбрать параметры вывода. Подробную информацию о диалоговом окне "Параметры" в Excel см. в статье Дополнительные сведения о вариантах создания PDF. По завершении нажмите кнопку ОК.
Нажмите кнопку Сохранить.
OneNote 2013 и OneNote 2016
Откройте вкладку Файл.
Нажмите кнопку Экспорт.
В разделе Экспорт текущего элемента выберите часть записной книжки, которую необходимо сохранить в формате PDF.
В разделе Выбор формата выберите пункт PDF (*.pdf) и нажмите кнопку Экспорт.
В диалоговом окне Сохранить как в поле Имя файла введите название записной книжки.
Нажмите кнопку Сохранить.
Откройте вкладку Файл.
Выберите команду Сохранить как и выберите параметр, соответствующий части записной книжки, которую необходимо сохранить в формате PDF.
В разделе Сохранить раздел как выберите пункт PDF и нажмите кнопку Сохранить как.
В поле Имя файла введите имя для записной книжки.
Нажмите кнопку Сохранить.
Откройте вкладку Файл.
Выберите команду Сохранить как.
Чтобы открыть диалоговое окно Сохранение документа в PowerPoint 2013 и PowerPoint 2016, необходимо выбрать расположение и папку.
В поле Имя файла введите имя файла, если оно еще не присвоено.
В списке Тип файла выберите PDF.
Если файл требуется открыть в выбранном формате после его сохранения, установите флажок Открыть файл после публикации.
Если необходимо высокое качество печати документа, установите переключатель в положение Стандартная (публикация в Интернете и печать).
Если качество печати не так важно, как размер файла, установите переключатель в положение Минимальный размер (публикация в Интернете).
Нажмите кнопку Параметры, чтобы выбрать страницы для печати, указать, должна ли печататься разметка, а также выбрать параметры вывода. По завершении нажмите кнопку ОК.
Нажмите кнопку Сохранить.
На вкладке Файл выберите команду Сохранить как.
Чтобы открыть диалоговое окно Сохранение документа в Project 2013 или Project 2016, необходимо выбрать расположение и папку.
В поле Имя файла введите имя файла, если оно еще не присвоено.
В списке Тип файла выберите PDF-файлы (*.pdf) или XPS-файлы (*.xps) и нажмите кнопку Сохранить.
В диалоговом окне Параметры экспорта документа укажите в пункте Диапазон публикации, следует ли Включить непечатаемые данные или использовать Совместимость с ISO 19500-1 (только для PDF).
Советы по форматированию
Приложение Project не поддерживает все возможные функции форматирования документов PDF или XPS, но с помощью некоторых параметров печати вы можете изменять вид конечного документа.
На вкладке Файл выберите пункт Печать, а затем измените любой из следующих параметров:
В диалоговом окне Параметры страницы вы можете изменить параметры на таких вкладках:
Откройте вкладку Файл.
Выберите команду Сохранить как.
Чтобы открыть диалоговое окно Сохранение документа в Publisher 2013 или Publisher 2016, необходимо выбрать расположение и папку.
В поле Имя файла введите имя файла, если оно еще не присвоено.
В списке Тип файла выберите PDF.
Если необходимо изменить способ оптимизации документа, выберите команду Изменить. (Щелкните Параметры в Publisher 2013 или Publisher 2016).
Внесите все необходимые изменения в разрешение изображения и непечатаемые сведения.
Чтобы изменить параметры печати документа, выберите Параметры печати.
По завершении нажмите кнопку ОК.
Если после сохранения файл требуется открыть в выбранном формате, установите флажок Открыть файл после публикации.
Нажмите кнопку Сохранить.
Откройте вкладку Файл.
Выберите команду Сохранить как.
Чтобы открыть диалоговое окно Сохранение документа в Visio 2013 или Visio 2016, необходимо выбрать расположение и папку.
В поле Имя файла введите имя файла, если оно еще не присвоено.
В списке Тип файла выберите PDF.
Если файл требуется открыть в выбранном формате после его сохранения, установите флажок Автоматический просмотр файла после сохранения.
Если необходимо высокое качество печати документа, установите переключатель в положение Стандартная (публикация в Интернете и печать).
Если качество печати не так важно, как размер файла, установите переключатель в положение Минимальный размер (публикация в Интернете).
Нажмите кнопку Параметры, чтобы выбрать страницы для печати, указать, должна ли печататься разметка, а также выбрать параметры вывода. Нажмите кнопку ОК.
Нажмите кнопку Сохранить.
Word 2013 и более поздние версии
Выберите Файл > Экспорт > Создать PDF/XPS.
Если свойства документа Word содержат информацию, которую вы не хотите включать в PDF-файл, в окне Опубликовать как PDF или XPS нажмите кнопку Параметры. Затем выберите пункт Документ и снимите флажок Свойства документа. Задайте другие нужные параметры и нажмите кнопку ОК.
Дополнительные сведения о свойствах документа см. в разделе Просмотр или изменение свойств файла Office 2016.
В окне Опубликовать как PDF или XPS выберите место, где нужно сохранить файл. При необходимости измените имя файла.
Нажмите кнопку Опубликовать.
Дополнительные сведения о вариантах создания PDF
Чтобы преобразовать в формат PDF только некоторые страницы, укажите их в полях Страницы.
Чтобы включить исправления в PDF, в разделе Опубликовать установите переключатель в положение Документ с исправлениями. В противном случае убедитесь установите переключатель в положение Документ.
Чтобы создать набор закладок в PDF-файле, установите флажок Создать закладки, используя. Затем установите переключатель Заголовки или, если вы добавили закладки в свой документ, Закладки Word.
Если вы хотите включить в PDF-файл свойства документа, убедитесь в том, что флажок Свойства документа установлен.
Чтобы сделать документ удобней для чтения в программах чтения с экрана, установите флажок Теги структуры документа для улучшения восприятия.
Совместимость с ISO 19005-1 (PDF/A). Этот параметр предписывает создать PDF-документ, используя стандарт архивации 1.7 PDF. Стандарт PDF/A позволяет гарантировать, что при открытии на другом компьютере документ будет выглядеть точно так же.
Преобразовать текст в точечный рисунок, если невозможно внедрить шрифты. Если невозможно внедрить шрифты в документ, при создании PDF-файла используется точечный рисунок текста, чтобы PDF-документ выглядел так же, как оригинальный. Если этот параметр не выбран и в файле используется невстраиваемый шрифт, программа чтения PDF-файлов может применить другой шрифт.
Зашифровать документ с помощью пароля. Выберите этот параметр, чтобы ограничить доступ к PDF-файлу людям, у которых нет пароля. Когда вы нажмете кнопку ОК, Word откроет диалоговое окно Шифрование документа в формате PDF, в котором вы можете ввести пароль и его подтверждение.
Открытие PDF-файла в Word и копирование содержимого из него
Вы можете скопировать из PDF-документа нужное содержимое, открыв его в Word.
Выберите Файл > Открыть и найдите PDF-файл. Word откроет PDF в новом файле. Вы можете скопировать нужное содержимое, включая изображения и схемы.
Эти сведения также относятся к Microsoft Word Starter 2010.
Откройте вкладку Файл.
Выберите команду Сохранить как.
Чтобы открыть диалоговое окно Сохранение документа в Word 2013 и Word 2016, необходимо выбрать расположение и папку.
В поле Имя файла введите имя файла, если оно еще не присвоено.
В списке Тип файла выберите PDF.
Если файл требуется открыть в выбранном формате после его сохранения, установите флажок Открыть файл после публикации.
Если необходимо высокое качество печати документа, установите переключатель в положение Стандартная (публикация в Интернете и печать).
Если качество печати не так важно, как размер файла, установите переключатель в положение Минимальный размер (публикация в Интернете).
Нажмите кнопку Параметры, чтобы выбрать страницы для печати, указать, должна ли печататься разметка, а также выбрать параметры вывода. По завершении нажмите кнопку ОК.
Нажмите кнопку Сохранить.
Чтобы сохранить файл в формате PDF в Office для Mac, выполните эти простые действия:
Откройте вкладку Файл.
Нажмите кнопку Сохранить как.
Щелкните Формат файла в нижней части окна.
Выберите PDF в списке доступных форматов.
Присвойте файлу имя, если оно еще не указано, а затем нажмите кнопку Экспорт.
С помощью Веб-приложение Word можно преобразовать документ в PDF-файл, выполнив Печать в Word. При этом приложение создаст обычный PDF-файл, в котором будут сохранены макет и форматирование исходного документа.
Если вам необходимы дополнительные параметры для управления PDF-файлом, такие как возможность добавлять закладки, преобразуйте документ в формат PDF с помощью классического приложения Word. Чтобы запустить это приложение, выберите команду Открыть в Word.
Если у вас нет классического приложения Word, вы можете скачать пробную версию или приобрести его в составе последнего выпуска Office.
Расскажите нам, как использовать эту функцию в Веб-приложение Word. В нижней части окна Веб-приложение Word нажмите кнопку Справка по улучшению Office.
Чтобы экспортировать документ Word или книгу Excel в файл формата PDF на устройстве с iOS, нажмите в левом верхнем углу кнопку Файл и выберите пункт Экспорт, а затем — PDF.
Формат PDF сохраняет форматирование документов и позволяет обмениваться файлами с другими пользователями. При просмотре PDF-файла в Интернете и выводе его на печать сохраняется его исходное представление. Формат PDF также полезен для документов, предназначенных для промышленной печати. Формат PDF используется во многих учреждениях и организациях и поддерживается большим числом средств просмотра на различных платформах, чем формат XPS.
Формат XPS — это электронный формат файла, который сохраняет форматирование документа и позволяет совместно использовать файлы. Формат XPS гарантирует, что при просмотре файла на компьютере и при его печати будет сохранено исходное форматирование и данные файла нельзя будет легко изменить.
Важно: В большинстве современных браузеров можно открывать и отображать PDF-файлы. Тем не менее, если у вас установлена более старая версия операционной системы, вам может потребоваться средство чтения PDF-файлов, установленное на вашем устройстве, например Acrobat Reader, которое доступно в Adobe Systems.
